What documents can I store in the vault?

The vault accepts all administrative documents required for your tender submissions: Kbis (French company registration extract), tax and social certificates, URSSAF certificates, RC Pro and decennale insurance (French professional and ten-year liability insurance), certifications (Qualibat, ISO, RGE), team CVs, project references, accreditations, and any other recurring document. Each document is categorised and its expiry date is tracked automatically.

How do expiry alerts work?

As soon as a document approaches its expiry date, you receive an alert 30 days before the deadline. If the document is not renewed, a reminder is sent at 15 days and then at 7 days. You never discover an expired document on submission day again.

How does automatic injection work?

When you prepare a submission package in Doaken, the required documents (Kbis, certificates, insurance) are automatically included in the final ZIP export. If a document is missing or expired, you are warned before finalising the package. No manual handling required.

Are my documents secure?

Documents are stored on encrypted infrastructure (AES-256), hosted in France. Only authorised membri of your organisation have access. Every download and modification is logged in an audit trail.

Can I export my documents outside Doaken?

Yes. You can download each document individually or export your entire vault as a ZIP. Your data belongs to you, no lock-in.

Is the vault accessible to multiple users?

Yes. Every member of your team accesses the shared organisation vault. Documents are centralised: when a colleague updates a certificate, everyone benefits from the up-to-date version in their next submissions.

Tutti i vostri documenti, sempre aggiornati

Visura camerale, certificati fiscali e contributivi, RC professionale, polizze decennali, certificazioni (ISO, SOA), CV del team: tutto centralizzato in un unico spazio. Doaken vi avvisa 30 giorni prima di ogni scadenza e inserisce automaticamente i documenti giusti in ogni dossier di gara.

Richiedi una demo

30 gg

Alert prima della scadenza

Documenti dimenticati alla presentazione

auto

Inserimento in ogni dossier

app.doaken.fr / Archivio documenti

Visura camerale

Inferiore a 6 mesi

Valida

Coordinate bancarie

IBAN aziendale

Valide

DURC

Regolarità contributiva

Scade tra 12 gg

Certificato fiscale

Regolarità fiscale

Valido

RC professionale

Polizza assicurativa

Valida

Decennale postuma

Polizza decennale

Non caricata

Come funziona

Un archivio che funziona per voi

Centralizzate, monitorate e inserite i vostri documenti amministrativi senza nessun intervento manuale.

Documenti centralizzati

Visura cameraleValida

Certificato fiscaleValido

DURCIn scadenza

RC professionaleValida

Decennale postumaScaduta

Attestazione SOAValida

Alert di scadenza

Decennale postuma scaduta il 01/03/2026

DURC scade tra 24 giorni

Visura camerale valida fino al 12/07/2026

Inserimento automatico

Scuola Jean Moulin – Lotto 2 Strutture

Palestra Republique – Lotto 4 HVAC

Comune di Villeurbanne – Lotto 1 Demolizioni

Liceo Pasteur – Lotto 3 Carpenteria in legno

Il problema

Cosa vi costa appalti oggi

Documenti sparsi

La visura camerale è in una email, il DURC sul Drive del commercialista, la decennale in una cartella locale. Nessuno sa dove siano le versioni aggiornate.

Documenti scaduti il giorno della presentazione

Il certificato fiscale è scaduto 10 giorni fa e nessuno se n'è accorto. L'offerta viene dichiarata inammissibile senza nemmeno essere valutata.

Tempo perso a raccogliere documenti

A ogni nuova gara lo stesso giro: rintracciare ogni documento, controllare le date, scansionare nuove versioni. Ore perse su ogni offerta.

Risultati concreti

Cosa cambia l'archivio per il vostro team

Centralizzazione

Tutti i vostri documenti in un unico luogo. Basta cacce al tesoro tra email, Drive e cartelle locali.

Alert

Notifiche 30, 15 e 7 giorni prima di ogni scadenza. Mai più documenti scaduti scoperti all'ultimo momento.

Inserimento automatico

I documenti validi vengono inclusi automaticamente in ogni esportazione ZIP della gara. Zero intervento manuale.

Conformità

Ogni dossier presentato è amministrativamente completo. Niente più esclusioni per documenti mancanti o scaduti.

Domande frequenti

Tutto sull'archivio documenti

Quali documenti posso conservare nell'archivio?

L'archivio accetta tutti i documenti amministrativi richiesti per la partecipazione alle gare: visura camerale, certificati fiscali e contributivi (DURC), polizze RC professionale e decennale postuma, certificazioni (ISO, SOA, sigilli di settore), CV del team, referenze di progetto, abilitazioni e qualsiasi altro documento ricorrente. Ogni documento viene categorizzato e la sua scadenza viene monitorata automaticamente.

Come funzionano gli alert di scadenza?

Non appena un documento si avvicina alla scadenza, ricevete un alert 30 giorni prima. Se non viene rinnovato, parte un promemoria a 15 giorni e poi a 7 giorni. Non scoprirete mai più un documento scaduto il giorno della presentazione.

Come funziona l'inserimento automatico?

Quando preparate un dossier di gara in Doaken, i documenti richiesti (visura, certificati, polizze) vengono inclusi automaticamente nell'esportazione ZIP finale. Se un documento manca o è scaduto, venite avvisati prima di chiudere il dossier. Nessun intervento manuale.

I miei documenti sono al sicuro?

I documenti sono archiviati su infrastruttura cifrata (AES-256), ospitata in Francia. Solo i membri autorizzati della vostra organizzazione vi hanno accesso. Ogni download e modifica viene tracciato in un registro di audit.

Posso esportare i miei documenti fuori da Doaken?

Sì. Potete scaricare ogni documento singolarmente o esportare l'intero archivio in formato ZIP. I vostri dati restano vostri, nessun lock-in.

Più utenti possono accedere all'archivio?

Sì. Ogni membro del team accede all'archivio condiviso dell'organizzazione. I documenti sono centralizzati: quando un collega aggiorna un certificato, tutti dispongono della versione corrente nelle gare successive.

Scoprite come Doaken protegge le vostre offerte:

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Documenti sparsi

Documenti scaduti il giorno della presentazione

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