Go/No-Go beslissing bij aanbestedingen: hoe u de juiste keuze maakt

De Nederlandse overheid besteedt jaarlijks meer dan 100 miljard euro aan via aanbestedingsprocedures. Opdrachten van Rijkswaterstaat, de gemeente Rotterdam, NS en honderden andere aanbestedende diensten staan open voor elk bedrijf dat aan de eisen voldoet en een overtuigende inschrijving indient. Dat klinkt als een kans voor iedereen. In de praktijk is selectiviteit het verschil tussen een winstgevende aanbestedingsstrategie en een uitputtende race zonder resultaat.

Een volledige inschrijving op een Europese openbare aanbesteding kost uw team gemiddeld vijf tot twintig werkdagen — afhankelijk van de omvang, de EMVI-eisen en de vereiste documenten. Als u drie aanbestedingen per maand beantwoordt met een slagingspercentage van twintig procent, levert dat gemiddeld 0,6 opdracht op per maand terwijl uw team volledig bezet is. Verhoog uw slagingspercentage naar veertig procent door selectiever te kiezen — en u haalt hetzelfde resultaat uit anderhalve aanbesteding per maand. Dat vrijgekomen capaciteit kunt u inzetten voor nog betere inschrijvingen.

De Go/No-Go beslissing is niet het moment om enthousiasme te laten prevaleren boven cijfers. Het is het moment waarop u als organisatie bewust beslist welke aanbestedingen uw beste kansen bieden — op basis van vijf meetbare criteria, niet op basis van buikgevoel of de omvang van de opdracht.

Het tweede criterium gaat verder dan de formele geschiktheidseisen: heeft u de inhoudelijke expertise en de aanpak om een overtuigende EMVI-inschrijving te schrijven? Bij de meeste Europese aanbestedingen in Nederland bepalen de gunningscriteria voor veertig tot zestig procent de uitkomst. Dat aandeel wordt groter naarmate de opdrachtwaarde hoger is en de aanbestedende dienst meer waarde hecht aan kwaliteit boven prijs.

EMVI — Economisch Meest Voordelige Inschrijving — is het overkoepelende gunningscriterium dat aanbestedende diensten in Nederland verplicht moeten hanteren boven de Europese drempelwaarden. De concrete invulling varieert: de ene aanbesteding weegt plan van aanpak voor vijftig procent mee, een andere legt de nadruk op duurzaamheid, innovatieve meerwaarde of de kwalificaties van het projectteam.

Vraag uzelf bij elke aanbesteding het volgende af. Ten eerste: kent u de sector en de specifieke uitdagingen van deze aanbestedende dienst goed genoeg om een plan van aanpak te schrijven dat verder gaat dan generieke beloften? Een gemeente die voor de eerste keer een integrale gebiedsaanpak aanbesteedt, wil een inschrijver die de complexiteit van bewonersparticipatie, technische coördinatie en contractmanagement echt begrijpt — niet iemand die een standaard plan van aanpak invult.

Ten tweede: heeft u referentieprojecten die nauw aansluiten bij de specifieke EMVI-criteria van deze aanbesteding? Als de aanbesteding zwaar inzet op CO2-reductie en u heeft geen aantoonbare ervaring met de CO2-Prestatieladder, is uw EMVI-score op dat criterium structureel lager dan van concurrenten die dat bewijs wel hebben.

Ten derde: beschikt u over de sleutelpersonen die de aanbestedende dienst verwacht? Bij complexe opdrachten — zoals een ICT-transformatietraject voor een ministerie of een spoorbeheercontract voor ProRail — vragen aanbestedende diensten vaak om CV's van de projectleider en de kernfunctionarissen. Als uw beste projectleider de komende twee jaar bezet is met een ander groot project, heeft u een capaciteits- én kwaliteitsprobleem.

Het vierde criterium is tweeledig: heeft u de capaciteit voor een kwalitatieve inschrijving, én heeft u de capaciteit voor de uitvoering van de opdracht als u wint? Beide vragen zijn even relevant voor de Go/No-Go beslissing.

Een kwalitatieve inschrijving op een Europese openbare aanbesteding kost uw team — afhankelijk van complexiteit — vijf tot twintig werkdagen. Bij een EMVI-zware aanbesteding met een uitgebreid kwaliteitsplan, meerdere subplannen (risicobeheersplan, communicatieplan, duurzaamheidsplan) en gevraagde CV's van sleutelfunctionarissen kan dit oplopen tot dertig werkdagen voor een volledig team. Als uw tendermanager en hoofdprojectleider de komende vier weken al volledig bezet zijn met twee andere inschrijvingen en een lopend contract, is de kans groot dat de inschrijving kwaliteit inlevert. Een slechte inschrijving is altijd verloren tijd en geld.

De tweede capaciteitsvraag is strategisch: stel dat u wint. Heeft u dan de mensen, de uitrusting en de organisatorische structuur om de opdracht uit te voeren op de schaal en de kwaliteit die de aanbestedende dienst verwacht? Een aanbesteding van Rijkswaterstaat voor infrastractuuronderhoud aan een snelwegtraject in Noord-Holland stelt hoge eisen aan het aantal gecertificeerde medewerkers, de beschikbaarheid van materieel en de projectmanagementstructuur. Als u net mee kunt — maar geen marge heeft voor onverwachte vraag of uitval — is de opdracht risicovoller dan de marge rechtvaardigt.

Wees eerlijk in uw capaciteitsanalyse. Aanbestedende diensten vragen tijdens de uitvoering soms om bewijs van de capaciteit die u bij inschrijving heeft geclaimd. Een aanzienlijk verschil tussen de beloofde en de daadwerkelijke bezetting is in het Nederlandse aanbestedingsrecht een contractuele tekortkoming, met alle gevolgen van dien voor toekomstige referenties en reputatie.

De Go/No-Go analyse die hierboven is beschreven — vijf criteria, elk gewogen en beoordeeld — kost een ervaren tendermanager gemiddeld twee tot drie uur. Tijd die niet wordt besteed aan de inschrijving zelf. Doaken automatiseert dit proces door uw aanbestedingsdossier te analyseren en uw bedrijfsprofiel te vergelijken met de eisen.

Wanneer u een aanbestedingsdossier uploadt op Doaken — inclusief aanbestedingsleidraad, programma van eisen en eventuele gunningssystematiek — extraheert het platform automatisch de selectiecriteria, de gunningscriteria met hun gewichten, de vereiste referenties en certificaten, de contractuele risicobepalingen en de opdrachtwaarde. Vervolgens vergelijkt Doaken deze eisen met uw opgeslagen bedrijfsprofiel: uw referentieprojecten, uw certificeringen, uw capaciteitsgegevens en uw historische marges per opdrachttype.

Het resultaat is een Go/No-Go score van 0 tot 100, opgebouwd uit vijf deelscores die elk één van de criteria weerspiegelen. Boven de drempelwaarde van 65 krijgt u een Go-aanbeveling met de zwakke punten die u in uw inschrijving moet adresseren. Onder die drempel krijgt u een No-Go-aanbeveling met de specifieke criteria die de inschrijving te riskant maken — en soms met een suggestie om via een consortium of met een onderaannemer de zwakke plekken te compenseren.

De score is geen black box. Elke deelscore is zichtbaar en uitlegbaar. U ziet precies waarom uw bedrijfsprofiel op criterium 1 een score van 85 haalt (u heeft drie relevante referenties, maar de gevraagde minimale omzet ligt net boven uw gerapporteerde omzet) en waarom criterium 3 — concurrentie — een score van 40 oplevert (de huidige opdrachtnemer is een grote speler met een aantoonbare relatie met de aanbestedende dienst).

Teams die Doaken gebruiken voor hun Go/No-Go analyse schrijven gemiddeld op minder aanbestedingen in — maar winnen een groter aandeel van de aanbestedingen waarop ze wel inschrijven. Niet omdat het systeem de keuze maakt, maar omdat het de discussie forceert op basis van data in plaats van op basis van omzetdruk of de enthousiasme van een accountmanager.

Na de Go/No-Go beslissing begint het echte werk: de inschrijving schrijven, de documenten samenstellen en inschrijven via TenderNed. Deze gidsen helpen u verder:

• Volledig inschrijven op een aanbesteding: stap voor stap
• TenderNed: hoe schrijft u in op aanbestedingen?
• De Go/No-Go Score van Doaken: werking en toepassingen
• Doaken voor Nederlandse aanbestedingen — overzicht